Nicht umlagefähige Kosten

Auch: Nicht umlagefähige Nebenkosten, Vermieterkosten

Definition

Nicht umlagefähige Kosten sind die laufenden Kosten einer vermieteten Immobilie, die der Eigentümer selbst trägt, weil sie nach § 1 Abs. 2 BetrKV keine Betriebskosten sind oder mangels wirksamer Vereinbarung nicht auf die Mietenden umgelegt werden können. Dazu zählen vor allem Verwaltung, Instandhaltung und Reparaturen sowie Mietausfall und der Leerstandsanteil.

Diese Kosten sind der Grund, warum Bruttomietrendite und Nettomietrendite auseinanderfallen: Sie stehen in keiner Nebenkostenabrechnung und in keinem Exposé, mindern den Ertrag aber jedes Jahr. Die Abgrenzung ist nicht Verhandlungssache – § 2 BetrKV zählt abschließend auf, was überhaupt Betriebskosten sein können, und § 1 Abs. 2 BetrKV nimmt Verwaltung und Instandhaltung ausdrücklich heraus.

Formel

Nicht umlagefähige Kosten = Verwaltung + Instandhaltung + Mietausfall + Leerstandsanteil

Nicht umlagefähige Kosten (€/Jahr) = Verwaltungskosten + Instandhaltung/Rücklage + Mietausfallwagnis + Betriebskosten auf Leerstand

Wer trägt welche Position?

Grün: umlagefähig, sofern der Mietvertrag die Umlage vorsieht (§ 556 Abs. 1 BGB). Rot: bleibt in jedem Fall beim Eigentümer.

Position	Einordnung
Verwaltung	§ 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV. Auch eine gesondert ausgewiesene Verwaltungspauschale im Wohnraum-Formularmietvertrag ist unwirksam (BGH, 19.12.2018, VIII ZR 254/17)
Instandhaltung	§ 1 Abs. 2 Nr. 2 BetrKV – Beseitigung von Mängeln aus Abnutzung, Alterung und Witterung, einschließlich kleiner Reparaturen
Rücklage	Zuführung zur Erhaltungsrücklage ist Instandhaltung, keine Betriebskostenart
Kontoführung	Bank- und Mahnkosten stehen in keiner Nummer des § 2 BetrKV
Mietausfall	Ausfall und Rechtsverfolgung trägt die Eigentümerseite
Leerstand	Ohne Mietpartei gibt es niemanden, auf den umgelegt werden könnte
Grundsteuer	§ 2 Nr. 1 BetrKV – laufende öffentliche Lasten des Grundstücks
Betriebskosten	§ 2 Nr. 2–16 BetrKV – Wasser, Heizung, Aufzug, Müll, Reinigung, Garten, Beleuchtung, Versicherung, Hauswart und weitere
Sonstige	§ 2 Nr. 17 BetrKV – nur umlagefähig, wenn die einzelne Kostenart im Mietvertrag konkret bezeichnet ist (BGH, 07.04.2004, VIII ZR 167/03)

Rechenbeispiel

Beispiel: Eigentumswohnung 75 m², 1.200 € Kaltmiete

Verwaltungskosten je Eigentumswohnung	439 €
Instandhaltung (75 m² × 14,40 €)	1.080 €
Mietausfallwagnis (2 % von 14.400 €)	288 €

439 € + 1.080 € + 288 € = 1.807 € / Jahr

Das sind 150,58 € im Monat, 2,01 € je m² und Monat oder 12,5 % der Jahreskaltmiete. Die Ansätze stammen aus Anlage 3 ImmoWertV in der ab 1. Januar 2026 gültigen, indexierten Fassung: 439 € Verwaltung je Eigentumswohnung, 14,40 € Instandhaltung je m² Wohnfläche und 2 % des Rohertrags als Mietausfallwagnis.

Was ist ein guter Wert?

Anteil an der Kaltmiete	Einordnung
unter 12 %	Schlanke Kostenstruktur – meist größere Wohnung mit marktüblicher Miete
12 – 20 %	Übliche Bandbreite bei vermieteten Eigentumswohnungen
über 20 %	Hoher Fixkostenanteil – typisch bei kleinen Wohnungen mit niedriger Miete oder hohem Erhaltungsbedarf

Der Grund für die Spreizung ist der Fixkostenblock: Die Verwaltungsvergütung fällt je Einheit an, nicht je Quadratmeter. Bei 40 m² und 400 € Kaltmiete ergeben dieselben Ansätze 1.111 € im Jahr – 23 % der Kaltmiete.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

Hausgeld: Bei der Eigentumswohnung steckt der nicht umlagefähige Anteil im Hausgeld – im Wesentlichen Verwaltervergütung und Zuführung zur Rücklage; der übrige Teil ist umlagefähig. Die Verwalterabrechnung weist beides getrennt aus.

NOI / Reinertrag: Nicht umlagefähige Kosten und Mietausfallwagnis ergeben zusammen die Bewirtschaftungskosten nach § 32 ImmoWertV; Rohertrag minus diese Kosten ist der Reinertrag.

Cashflow: zieht zusätzlich Zins und Tilgung ab.

Häufige Fehler

Verwaltungskosten umlegen: Auch eine gesondert ausgewiesene Pauschale ist im Wohnraum-Formularmietvertrag nach § 556 Abs. 4 BGB unwirksam. Das ganze Hausgeld ansetzen: Wer es vollständig als nicht umlagefähig behandelt, rechnet den umlagefähigen Teil doppelt – er ist über die Nebenkostenvorauszahlung bereits gedeckt. Leerstand vergessen: In leerstehenden Monaten trägt die Eigentümerseite auch die umlagefähigen Betriebskosten. „Sonstige Betriebskosten“ pauschal vereinbaren: Ohne konkrete Bezeichnung ist die Umlage unwirksam.

Häufige Fragen

Welche Nebenkosten sind nicht umlagefähig?

Vor allem Verwaltungskosten, Instandhaltung und Reparaturen, die Zuführung zur Erhaltungsrücklage, Kontoführungs- und Mahnkosten sowie Mietausfall und der Leerstandsanteil. § 1 Abs. 2 BetrKV nimmt Verwaltung und Instandhaltung ausdrücklich von den Betriebskosten aus.

Wie hoch sind die nicht umlagefähigen Kosten?

Nach den Modellansätzen der Anlage 3 ImmoWertV für 2026 ergeben sich bei einer 75-m²-Eigentumswohnung mit 1.200 € Kaltmiete rund 1.807 € im Jahr – etwa 2,01 € je m² und Monat oder 12,5 % der Kaltmiete. Bei kleinen Wohnungen liegt der Anteil deutlich höher.

Sind Verwaltungskosten auf die Mietenden umlegbar?

In der Wohnraummiete nicht. Verwaltungskosten sind nach § 1 Abs. 2 Nr. 1 BetrKV keine Betriebskosten; eine gesondert ausgewiesene Verwaltungspauschale im Formularmietvertrag ist nach § 556 Abs. 4 BGB unwirksam (BGH, Urteil vom 19.12.2018, VIII ZR 254/17).

Wer zahlt die Betriebskosten bei Leerstand?

Die Eigentümerseite. Für einen leerstehenden Zeitraum gibt es keine Mietpartei, auf die umgelegt werden könnte – die Betriebskosten dieses Zeitraums werden damit zu nicht umlagefähigen Kosten.

Welche Kosten in einem konkreten Mietverhältnis umlagefähig sind, hängt vom Mietvertrag ab und gehört im Zweifel rechtlich geprüft.